Excel je program iz paketa Microsoft Office. Namenjen je tabelarnim
proračunima što podrazumeva korišćenje formula, funkcija, grafikona itd.
Organizacija radne sveske(Excel
2007)
Radna sveska – Workbook je ogromna tabela koja sadrži 16.384 kolona i
1.048.576 vrsta. Koriste se slova
kao oznake za kolone i brojevi kao oznaka za vrste (ćelija sa adresom F8
predstavlja presek kolone F i vrste 8). Radna sveska je zamišljena kao registrator,
možete da dodajete nove listove, da im
menjate redosled, izbacite tj. brišete ili kopirate. Ceo radni prostor je tabela
koja predstavlja radni list (Worksheet) u okviru radne sveske.
·
Na
početak (A1) se vraćate kombinacijom tastera Ctrl+Home.
·
Prelazak
sa jednog radni list na drugi se vrši tako što mišem kliknete na tab (jezičak)
željenog radnog lista, ili pomoću tastature kombinacijom tastera Ctrl + PgUp ili PgDn.
·
Sve
komande za rad sa radnim listovima se nalaze u pomoćnom meniju koji se dobija
kada primenite desni klik na jezičak radnog lista (donji levi ugao prozora).
Raspoložive su sledeće komande: umetanje novog radnog lista (Insert …),
brisanje tekućeg radnog lista (Delete), promena imena (Rename),
premeštanje radnog lista ili pravljenje identične kopije radnog lista (Move
or Copy …), promena boje taba (Tab Color).
Unos podataka
Slika 1.
·
| Kliknete na ćeliju u koju želite da nešto upišete, i ona sada postaje aktivna ćelija (slika 1). Otkucate željeni sadržaj i potvrdite enterom. Pošto Excel razlikuje tipove podataka, po difoltu, tekst će biti poravnat levo a brojevi desno. (ako u ćeliju otkucate npr. 01 program će prepoznati da je to broj i da će vam, kada potvrdite unos enterom, obrisati vodeću nulu jer nema smisla) |
- Ako u neku ćeliju unesete sadržaj
koji prelazi širinu ćelije, taj sadržaj će biti vidljiv u susednoj ćeliji
ali samo ako je susedna ćelija prazna (slika 2). Ukoliko je susedna ćelija
popunjena, sadržaj se neće videti, ali isto tako neće biti ni obrisan.
Postaje vidljiv kada povećate širinu kolone. Na slici dole, u ćeliji B2 i
B4 je otkucan isti tekst, ali se u četvrtoj vrsti ne vidi jer je popunjena
ćelija C4. Međutim, sadržaj ćelije B4 nije izbrisan, što se vidi na liniji
za formule. Da bi povećali širinu kolone B, dovedite pokazivač miša između
slova B i C, kliknite, i ne puštajući levi taster miša, povucite u desno.
Slika 2
- Ako se pozicionirate na neku
ćeliju koja je već popunjena, i počnete da kucate, stari sadržaj se
automatski briše. U ovom slučaju je potrebno da u ćeliju “ubacite” kursor
i važiće ista pravila kao kada kucate u Wordu (Backspace briše
karaktere ulevo, a Delete briše karaktere udesno). Kursor
se u ćeliju ubacuje duplim klikom miša ili pomoću funkcijskog tastera F2.
Pored ovoga, sadržaj ćelije možete da menjate i na liniji za formule jer
se na njoj takođe vidi sadržaj aktivne ćelije ukoliko u ćeliju nije uneta
neka formula ili funkcija. Ukoliko želite da odustanete od editovanja
sadržaja pritisnite taster Esc.
Selektovanje ćelija
U Excelu je kao i u Wordu. Prvo se selektuje određena oblast, a
potom zadaje komanda za formatiranje.
·
Grupu
ćelija je najlakše selektovati mišem. Levim tasterom miša kliknete na sredinu
početne ćelije, i ne puštajući levi taster, izaberete željenu oblast. Cela
kolona se se selektuje ako kliknete na adresu kolone (slovo A, B, …). Isto važi
i za vrste (1, 2, …). Možete selektovati više kolona ili vrsta istovremeno,
prevlačenjem miša preko željenih adresa ili u kombinaciji sa tasterom Ctrl.
Selektovanje možete izvršiti i pomoću tastature tako što držite Shift i
kursorske strelice.
Na slici 2, selektovana je prvo oblast B6:D11, pa je pritisnut
taster Ctrl (ne otpušta se dok se ne obavi selekcija), pa
oblast F3:G11 i cela kolona I. Na kraju je zadata komanda za postavljanje mreže
(All Borders).
Spajanje više ćelija u jednu se obavlja tako što selektujemo
željene ćelije i primenimo komandu Marge.
Slika 3
·
Alati
za formatiranje su prikazani na slici 3. U oviru komandi označenih brojem 1 su
naziv i veličina fonta, kao i postepeno povećavanje (Increase) i
smanjenje (Decrease) fonta. Komande označene brojem 2 omogućavaju da se
font podeblja (Bold), iskosi (Italic) ili podvuče (Underline).
Desno je dalje podešavanje vidljivosti linija (Borders), senčenje ćelija
(Fill Color) i boja fonta (Font Color). Broj 3 se odnosi na
komande za ravnanje sadržaja u ćelijama i to po vertikali i horizontali.
Kombinacijom istih (centar/centar) podešavate da sadržaj ćelije bude u samom
centru tj. u preseku dijagonala ćelije. Komanda 4 je Wrap Text i
služi za prelom teksta u ćeliji, ukoliko isti ne može da se smesti u jednom
redu po širini ćelije. Na kraju, komanda pod brojem 5 je Merge &
Center i ona se koristi za spajanje ćelija kod složenih tabela tj.
zaglavlja.
Tipovi podataka
Kada krenete sa unosom podataka,
tu su i prvi problemi. U
Excelu su unapred ugrađena neka opšta podešavanja (General), tako da se
program u skladu sa tim i ponaša, sve dok mi, kao korisnici ne izvršimo neke
promene.
Slika 4
Rešenje ovih problema je u pravilnom izboru tipova podatka.
Nekoliko bitnih: Text, Number, Date, Time, Currency,
Percentage. Biraju se tako što desnim tasterom miša kliknemo na izabranu
ćeliju ili oblast, pa iz kontekst menija izaberemo Format Cells…Dobija
se dijalog prozor, koji nam, na tabu Number nudi pomenute
tipove podataka.
Npr. Slika 4 bar kod ima
13 cifara, tako da ga Excel prihvata kao veliki broj i automatski konvertuje u
eksponencijalni oblik (I problem). Znak za deljenje se koristi u formulama, ali
samo onda ako sadržaj ćelije počinje znakom jednakosti. U suprotnom, ovaj znak je separator za datum,
pa Excel automatski konvertuje 12/1 u 12.jan (II
problem). III problem se odnosi na cene. Potrebno je da se cene prikazuju sa
dve decimale, a sve zbog preglednosti.
Prva dva poblema će te rešiti tako što će te selektovati oblasti
u tabeli za bar kod i pakovanje, zatim ide desni klik na selekciju, pa Format
Cells…, gde na tabu Number birate tekstualni tip podataka Text.
Treći problem se takođe rešava u istom dijalog prozoru i na istom tabu, izborom
tipa Number gde podešavate da se brojevi prikazuju sa dve
decimale i sa odvajanjem hiljadarki.
I i II problem se često sreće u praksi. Podaci tipa
JMBG, BARCODE, PIB, ŠIFRA i slično se uvek sastoje od cifara, izaberite tekstualni
tip podatka za ova polja. Jednostavno, ako se podatak ne koristi u formulama,
logično je da bude tekst. (Slika 5)
Slika 5
Na dijalog prozoru Format Cells je sve što vam
je potrebno za formatiranje tabela. Pored tipova podataka (Number), tu
je i ravnanje sadržaja ćelija (Alignment), podešavanje fonta (Font),
postavljanje linija (Border), senčenje ćelija (Fill), kao i
zaštita radnog lista (Protection) koja se ne radi u okviru teme Excel za
početnike.
Rad sa kolonama i vrstama
·
Promena
dimenzija (kolona ima širinu a vrsta visinu) – obavlja se “ručno – proizvoljno”
ili precizno pomoću komandiFormat/Column Width… ili Row
Height…
- Sakrivanje kolona (vrsta) – desni
klik na adresu kolone (vrste), pa onda komandaHide.
- Otkrivanje sakrivenih kolona
(vrsta) – selektuju se dve kolone (vrste) između kojih je sakrivena kolona
(vrsta), pa onda desni klik i komandaUnhide.
- Umetanje nove kolone (vrste) –
desni klik na adresu kolone (vrste), pa ondaInsert. Kolona se umeće
levo od selektovane, a vrsta iznad selektovane. Možete da selektujete i
više kolona ili vrsta, pa onda komanda Insert. Na ovaj način
se umeće onoliko kolona (vrsta) koliko ste selektovali.
- Brisanje – celu kolonu (vrstu)
brišete tako što desnim tasterom kliknete na adresu kolone (vrste), pa
onda Delete. Kada obrišete kolonu (vrstu), adrese se
automatski pomeraju ( A,B,C,… ili 1, 2, 3,…) Ukoliko nedostaje neka adresa
(npr. slovo C) to znači da je kolona C sakrivena. Inače, ako za brisanje
koristite taster Delete sa tastature, briše se samo sadržaj
ćelija, a ne i same ćelije. Nije moguće obrisati samo deo ćelija.
Moguće je da uradite izmene na postojećoj tabeli, a objašnjenje
je dato kroz zadatak.
ZADATAK (slika 6)
Uradite sledeće:
1.
formatirajte
cenu tako da se prikazuje sa dve decimale i sa odvajanjem hiljadarki;
2.
ispred
kolone “Šifra”, umetnite novu kolonu za redni broj stavke “R. broj”;
3.
kolonu
“Barcode” premestite ispred kolone “Grupa”;
4.
iza
kolone “Cena” dodajte novu kolonu “PDV” i formatirajte je tako da se brojevi
prikazuju kao procenti sa dve decimale;
5.
sakrijte
kolonu “Grupa”;
6.
umetnite
jednu vrstu iznad zaglavlja tabele i napišite naslov “Velikoprodajni cenovnik”;
7.
iza
kolone “Pak.” dodajte novu kolonu “Datum pakovanja” i formatirajte je tako da
se datum prikazuje u formatu DD.MMM.YYYY (npr. 19.05.2016. treba da se vidi kao
19. maj 2016.);
8.
popunite
kolonu “PDV” i “R. broj” Sva roba je sa poreskom stopom od 20%;
9.
dodajte
novi radni list “Kopija”, i na njemu iskopirajte celu tabelu pomoću Copy/Paste;
10.
napravite
sada kopiju radnog lista “Formatiranje” pomoću komande Move or Copy… i
analizirajte rezultat kopiranja u odnosu na prethodni način.
Slika
6
Evo i kako se dolazi do rešenja.
1.
Selektuje
se oblast za cenu, desli klik na selekciju, pa Format Cells…/Number gde
birate tip podataka Number sa dve decimale i sa odvajanjem
hiljada.
2.
Selektuje
se kolona “Šifra” desnim klikom na slovo A i iz kontekst menija se bira komanda Insert.
Nova kolona se uvek umeće levo od selektovane. Sve ostale kolone će se
automatski prepakovati tako da je sada “Šifra” u koloni B i tako redom.
3.
Jedan
od načina je da prvo ubacite novu kolonu ispred kolone “Grupa”, pa da onda
primenite Cut/Paste na kolonu “Barcode” i da na kraju obrišete
praznu kolonu. Drugi nači je da primenite Cut na kolonu
“Barcode” pa onda desni klik na kolonu “Grupa” gde iz kontekst menija birate Insert
Cut Cells. Ovaj način automatizuje ceo proces i sada je “Barcode” u koloni
C.
4.
Selektujete
potrebnu oblast odmah iza kolone “Cena”, formatirate zaglavlje i linije
(Borders), i podesite tip podatka procenat pomoću Format Cells…/Number ,
tip podatka Percentage sa dve decimale.
5.
Da
bi sakrili kolonu “Grupa”, potrebno je da je selektujete desnim klikom na slovo
D, i da iz kontekst menija izaberete komandu Hide. Raspored slova
je sada A,B,C,E,… Nedostaje D. U slučaju da vam zatreba ova kolona, otkrivanje
se vrši tako što selektujete kolone između kojih je ona tj. kolone C i E i iz kontekst menija
izaberete komandu Unhide.
6.
Red
se umeće na sličan način kao i kolona, s tim da se nova ubacuje uvek iznad
selektovane. To znači da treba da desnim klikom selektujete red 1 i iz kontekst
menija izaberete Insert. U slučaju da vam zatreba da ubacite više
redova, onda više selektujete tj. koliko redova selektujete, toliko umećete
odjednom.
7.
Selektuje
se kolona “J. mere” i ubaci nova za datum pakovanja. Pomoću Format
Cells…/Number birate tip podatka Date i njegov tip odnosno
format. Postoje već definisani formati datuma koje možete da birate, a možete i
sami da podešavate format pomoću Custom.
8.
Ovaj
zadatak se odnosi na automatsko popunjavanje ćelija. U koloni “PDV” sve ćelije
treba da imaju vrednost 20%. Dovoljno je da u prvu ćeliju upišete 20% i da pomoću
crnog kvadratica popunite ostale ćelije. Crni kvadratić je tačka u donjem
desnom uglu aktivne ćelije. Kada pokazivačem miša, koji je inače beo puniji
krstić, dođete do crnog kvadratica , pokazivač menja oblik u tanji crn krstić.
Tada kliknete levim tasterom miša, i vučete ga u željenom pravcu, ne
otpuštajući taster. Kada otpustite taster, podaci su iskopirani. Na sličan nači
se pravi i serija rednih brojeva. U dve susedne ćelije se upišu brojevi 1 i 2,
pa se onda selektuju te dve ćelije, i na kraju se ručica povuče u željenom
pravcu.
9.
Dodate
novi radni list klikom na poslednji jezičak, promenite mu ime u “Kopija”,
selektujete celu tabelu na radnom listu “Formatiranje” (Ctrl+A),
primenite komandu Copy, na novom radnom listu kliknete na ćeliju od
koje želite da krene tabela, i na kraju komanda Paste.
10.
Ako
vam treba identična kopija radnog lista, najbolji način da to uradite je da
desnim tasterom kliknete na jezičak radnog lista koji želite da kopirate, i iz
kontekst menija izaberete Move or Copy. Čekirate polje Create
a copy i potvrdite sa OK. Na ovaj način se dobija
identična kopija radnog lista sa svim podešavanjima.
Коментари
Постави коментар