Poslovna informatika 3g EXCEL - osnovno, obnavljanje

EXCEL – OBNAVLJANJE GRADIVA

Kada otvorite radnu svesku (Workbook), pred vama je ogromna tabela koja sadrži 16.384 kolona i 1.048.576 vrsta (Excel 2007). Ćelije se adresiraju tako što se koriste slova iz oznaka za kolone i brojevi iz oznaka za vrste. Na primer, ćelija sa adresom C3 predstavlja presek kolone C i vrste 3. Na početak (A1) se vraćate kombinacijom tastera Ctrl+Home.

Ceo radni prostor je u tabela. Ta tabela predstavlja radni list (Worksheet) u okviru radne sveske. Sama organizacija radne sveske je zamišljena kao registrator, a to znači da možete da dodajete nove listove, da im menjate redosled, izbacite tj. brišete ili kopirate. 

Prelazak sa jednog radni list na drugi se vrši tako što mišem kliknete na jezičak željenog radnog lista, ili pomoću tastature kombinacijom tastera Ctrl + PgUp ili PgDn. Sve komande za rad sa radnim listovima se nalaze u pomoćnom meniju koji dobijate kada primenite desni klik na jezičak radnog lista (donji levi ugao prozora). Raspoložive su sledeće komande: umetanje novog radnog lista (Insert …), brisanje tekućeg radnog lista (Delete), promena imena (Rename), premeštanje radnog lista ili pravljenje identične kopije radnog lista (Move or Copy …), promena boje taba (Tab Color).

Unos podataka

Kliknete na ćeliju u koju želite da nešto upišete, i ona sada postaje aktivna ćelija. Otkucate željeni sadržaj i potvrdite enterom. Pošto Excel razlikuje tipove podataka, tekst će biti poravnat levo a brojevi desno.

Sadržaj ćelije možete da menjate i na liniji za formule jer se na njoj takođe vidi sadržaj aktivne ćelije ukoliko u ćeliju nije uneta neka formula ili funkcija.

Ako u neku ćeliju unesete sadržaj koji prelazi širinu ćelije, taj sadržaj će biti vidljiv u susednoj ćeliji ali samo ako je susedna ćelija prazna. Ukoliko je susedna ćelija popunjena, sadržaj se neće videti, ali isto tako neće biti ni obrisan. Postaje vidljiv kada povećate širinu kolone.

Ako se pozicionirate na neku ćeliju koja je već popunjena, i počnete da kucate, stari sadržaj se automatski briše. Ovo ponekad nije dobro, jer u pojedinim slučajevima, u ćeliji mogu da budu i nekoliko rečenica, a da vi treba da ispravite samo jedno slovo. U ovom slučaju je potrebno da u ćeliju “ubacite” kursor i važiće ista pravila kao kada kucate u Wordu (Backspace briše karaktere ulevo, a Delete briše karaktere udesno). Kursor se u ćeliju ubacuje duplim klikom miša ili pomoću funkcijskog tastera F2. Ukoliko želite da odustanete od editovanja sadržaja u nekoj želiji, pritisnite taster Esc.

Selektovanje ćelija

U Excelu je kao i u Wordu. Prvo se selektuje određena oblast, a potom zadaje komanda za formatiranje. Selektujte  samo potrebne ćelije.

Grupu ćelija je najlakše selektovati mišem. Levim tasterom miša kliknete na sredinu početne ćelije, i ne puštajući levi taster, izaberete željenu oblast. Cela kolona se se selektuje ako kliknete na adresu kolone (slovo A, B, …). Isto važi i za vrste (1, 2, …). Možete selektovati više kolona ili vrsta istovremeno, prevlačenjem miša preko željenih adresa ili u kombinaciji sa tasterom Ctrl.  Selektovanje možete izvršiti i pomoću tastature tako što držite Shift i kursorske strelice. Spajanje više ćelija u jednu se obavlja tako što selektujemo željene ćelije i primenimo komandu Marge.

Tipovi podataka

Tipovi podataka predstavljaju “posebnu nauku” ali za “naše” potrebe treba naglasiti nekoliko bitnih: Text, Number, Date, Time, Currency, Percentage. Biraju se tako što desnim tasterom miša kliknemo na izabranu ćeliju ili oblast, pa iz kontekst menija izaberemo Format Cells…Dobija se dijalog prozor, koji nam, na tabu Number nudi pomenute tipove podataka.

Npr.  I problem: bar kod ima 13 cifara, tako da ga Excel prihvata kao veliki broj i automatski konvertuje u eksponencijalni oblik ; II problem:  Znak za deljenje se koristi u formulama, ali samo onda ako sadržaj ćelije počinje znakom jednakosti (što ćemo raditi kasnije). U suprotnom, ovaj znak je separator za datum, pa Excel automatski konvertuje 12/1 u 12.jan; III problem se odnosi na cene. Potrebno je da se cene prikazuju sa dve decimale, a sve zbog preglednosti.

Prva dva poblema će te rešiti tako što će te selektovati oblasti u tabeli, zatim ide desni klik na selekciju, pa Format Cells…, gde na tabu Number birate tekstualni tip podataka Text. Treći problem se takođe rešava u istom dijalog prozoru i na istom tabu, izborom tipa Number gde podešavate da se brojevi prikazuju sa dve decimale i sa odvajanjem hiljadarki.

I i II problem se često sreće u praksi. Podaci tipa JMBG, BARCODE, PIB, ŠIFRA i slično se uvek sastoje od cifara, a ja vam toplo preporučujem da uvek izaberete tekstualni tip podatka za ova polja. Jednostavno, ako se podatak ne koristi u formulama, logično je da bude tekst.

Rad sa kolonama i vrstama

Često se dešava situacija da morate da menjate već napravljenu tabelu. Moguće je da uradite izmene na postojećoj tabeli, i to upravo obrađujemo u okviru ovog naslova, a kroz zadatak dole. No, pre nego što krenemo sa obradom zadatka, evo i par napomena:

• ·         Promena dimenzija (kolona ima širinu a vrsta visinu) – obavlja se “ručno – proizvoljno” ili precizno pomoću komandiFormat/Column Width… ili Row Height…
• ·         Sakrivanje kolona (vrsta) – desni klik na adresu kolone (vrste), pa onda komandaHide.
• ·         Otkrivanje sakrivenih kolona (vrsta) – selektuju se dve kolone (vrste) između kojih je sakrivena kolona (vrsta), pa onda desni klik i komandaUnhide.
• ·         Umetanje nove kolone (vrste) – desni klik na adresu kolone (vrste), pa ondaInsert. Kolona se umeće levo od selektovane, a vrsta iznad selektovane. Možete da selektujete i više kolona ili vrsta, pa onda komanda Insert. Na ovaj način se umeće onoliko kolona (vrsta) koliko ste selektovali.
• ·         Brisanje – celu kolonu (vrstu) brišete tako što desnim tasterom kliknete na adresu kolone (vrste), pa onda Delete. Kada obrišete kolonu (vrstu), adrese se automatski pomeraju tj. uvek će te imati A,B,C,… ili 1, 2, 3,… Ukoliko nedostaje neka adresa (npr. slovo C) to znači da je kolona C sakrivena. Inače, ako za brisanje koristite taster Delete sa tastature, briše se samo sadržaj ćelija, a ne i same ćelije. Takođe, kod brisanja sam napomenuo “cela” kolona ili vrsta, jer nije moguće obrisati samo deo ćelija jer bi ostala “rupa”, a rupa u tabeli ne postoji po definiciji.